Lo que hace que WhatsApp sea tan popular es lo fácil que es intercambiar mensajes y fotos con sus contactos. Un usuario puede ser el administrador o el participante de varios grupos de WhatsApp y comunicarse de manera diferente según los miembros y el alcance de cada grupo.
Pero, ¿qué pasa con el uso de WhatsApp en sus proyectos de construcción? ¿Podría funcionar?
La respuesta corta es no. Por bueno que sea, WhatsApp no es suficiente para ejecutar proyectos de construcción complejos. Y podemos explicar por qué:
1. WhatsApp no está diseñado para la construcción
Herramientas como WhatsApp y Excel pueden ser excelentes para otras ocasiones, pero no pueden ofrecerle la visibilidad del sitio que busca . Más analíticamente:
No proporcionan una vista «en vivo» del proyecto que se pueda compartir en el sitio.
Los datos compartidos a través de ellos carecen de conexión con el plan maestro. Esto hace que sea difícil para las personas ver dónde están las cosas en general y qué tareas están progresando, qué viene a continuación y quién tiene la propiedad de qué.
La información está dispersa en muchas plataformas diferentes, lo que dificulta el proceso de presentación de informes.
Rápidamente queda claro que el uso de las herramientas incorrectas puede afectar realmente su planificación anticipada. Sus equipos no tendrán información en tiempo real sobre el proyecto y no habrá claridad sobre quién es responsable de qué, lo que lleva a una toma de decisiones lenta y disfuncional.
2. No hay una sola fuente de verdad
Los jefes de proyecto dedican casi el 40% de su tiempo a buscar actualizaciones o crear informes sin fin. Pero no debería ser así.
No hay ninguna razón para que los equipos de proyectos se queden atrapados en reuniones que demoran más de lo necesario solo porque muchos de los participantes carecen de visibilidad sobre lo que está sucediendo en el sitio. Esto solo genera aún más desconfianza entre los diferentes equipos y alimenta la cultura de la culpa en toda la cadena de suministro. Eso es lo último que desea como gerente de proyecto.
Y esta es la razón por la que la próxima vez que comience a pensar en su planificación anticipada debe tomarse un momento y ver si podría dedicar menos tiempo a sus tareas administrativas al establecer una fuente de verdad única y continuamente actualizada. No importa qué tan buenas sean las herramientas WhatsApp y Excel, no pueden ayudarte con eso.
3. La estandarización es imposible
El 80% del proceso es siempre el mismo. Por lo tanto, estandarizar la forma en que diseña, colabora y, finalmente, construye es una opción válida. Más importante aún, le quitará mucha presión de los hombros, lo ayudará a prevenir errores antes de que aparezcan y señalará problemas críticos en una etapa temprana.
Para lograrlo, necesita una herramienta específica de construcción que lo ayude a administrar una gran cantidad de datos históricos para que pueda identificar gradualmente el patrón de desarrollo de sus proyectos y elaborar un plan de acción efectivo.
Este es un proceso muy sensible que una herramienta como WhatsApp no puede admitir. La razón es, por supuesto, la ausencia de una única fuente de verdad donde la información se pueda vincular fácilmente a tareas específicas.
4. Tus proyectos son vulnerables a reclamaciones
La documentación en construcción es siempre clave. Como gerente de proyectos, debería poder recuperar información crítica en cualquier momento para poder responder de manera eficiente a las reclamaciones en sus proyectos. Cuando recurre a herramientas como WhatsApp y Excel, eso puede resultar complicado.
Por el contrario, al confiar en una solución digital diseñada para la construcción (por ejemplo, LetsBuild), puede mantener sus proyectos protegidos contra reclamaciones gracias a los siguientes beneficios:
- Alineación total entre el Gerente de Proyecto y el Capataz del Sitio.
- Recuperación instantánea de información sin ahogarse en tareas administrativas.
- Comunicación fluida entre todas las partes interesadas del proyecto.
- Mayor responsabilidad y propiedad de las tareas
5. Sin conexión con el plan
Independientemente del tamaño o el tipo de sus proyectos de construcción, una cosa es segura. Todas sus herramientas deben estar conectadas al plan en tiempo real, asegurando que ninguna información se pierda o entregue tarde.
WhatsApp puede ser una excelente herramienta para entregar su información en tiempo real, pero hay un problema serio. Los datos que comparte a través de WhatsApp (o Excel, correo electrónico, etc.) no están conectados ni al programa de 3-6 semanas ni al plan maestro.
Ese pequeño pero crucial detalle hace que sea imposible para usted, como Gerente de Proyecto, y su equipo evaluar la importancia de una actualización en el momento en que la recibe. Y eso es algo que solo una aplicación diseñada para la construcción puede ofrecerle.