Informar el progreso de un sitio de construcción se presenta de varias maneras y formas. Sin duda, la documentación fotográfica es uno de los aspectos más esenciales de los informes de campo y el seguimiento de campo.
Por eso es importante que todas las partes interesadas tomen fotografías extremadamente detalladas que documenten cada paso de su trabajo en el sitio. Sin embargo, debido a la complejidad de los proyectos de construcción, la cantidad de fotos recopiladas puede agregar rápidamente una carga administrativa excesiva.
En algunos casos, eso puede convertirse en un gran problema para los gerentes de proyecto cuando aparece un reclamo o una disputa del proyecto. A veces tendrán que revisar miles de fotos para encontrar una prueba de que una demora o un error en una tarea no es culpa suya.
No hace falta decir, entonces, que como Gerente de Proyecto o Capataz del Sitio, necesita un sistema que le permita navegar fácilmente a través de cada pieza de información que tenga sobre un proyecto para que pueda responder efectivamente a reclamos amenazantes antes de que se expandan fuera de proporción.
Como ya hemos mencionado en artículos anteriores, el uso de herramientas específicas de construcción puede cambiar las reglas del juego en tales situaciones. Los hilos de WhatsApp o de correo electrónico también se pueden usar para intercambiar fotos y actualizaciones del sitio en tiempo real, pero hay una gran trampa.
Cuando usa estas herramientas, ahora hay una manera de saber cómo conecta la actualización que recibe del sitio tanto con el programa de 3-6 semanas como con el plan maestro. En palabras simples, todas estas fotos e información que recibe se apilan rápidamente en una carpeta dejándolo sin visibilidad alguna sobre su proyecto.
Pero no tiene por qué ser así. Implementar una solución digital que ha sido diseñada y construida teniendo a la industria de la construcción como su principal prioridad puede ayudarlo a mantener una conexión sólida entre el sitio y la oficina y permitirle mantener un registro detallado, pero bien organizado, de todo lo que ha sucedido en su proyecto.
Así, en lugar de pasar semanas o incluso meses para responder en una sola reclamación, podrá recuperar la foto y los datos correctos que necesita en una hora o dos como máximo.
Antes de profundizar en más detalles sobre cómo las herramientas específicas de construcción pueden ayudar a evitar la carga de trabajo de administración cuando busca la foto correcta en el sitio, es crucial analizar más de cerca por qué las imágenes son tan importantes para los proyectos de construcción.
Sin más preámbulos, aquí están las tres razones principales por las que la documentación fotográfica es importante en la construcción:
1. Mantente protegido contra reclamaciones
Como gerente de proyectos, sabe mejor que nadie lo vital que es mantener su proyecto a salvo de reclamos en cualquier momento. Dicho esto, la documentación fotográfica es uno de sus mayores activos en este esfuerzo.
Ahora habla más fuerte que una imagen, ya que puede ser una visualización objetiva de todo lo que ha ocurrido en el sitio de construcción. Esta es también la razón por la que es tan importante tomar muchas fotos claras para cada actividad del proyecto en el campo.
Al armar un registro fotográfico detallado, eventualmente puede tener la valiosa tranquilidad de que puede documentar todo en su proyecto y respaldar su versión de los hechos para evitar costosas sanciones.
Sin embargo, nunca debe pasar por alto la importancia de mantener un archivo fotográfico bien organizado para poder responder a cualquier reclamo que pueda llegar sin perder tiempo. Una herramienta específica de la industria, como LetsBuild, por ejemplo, podría ayudarlo a construir esa única fuente de verdad que necesita.
2. Mejor alineación entre el Gerente de Proyecto y el Capataz del Sitio
Como continuación del primer punto, la documentación fotográfica podría desempeñar un papel decisivo en su esfuerzo por lograr una alineación completa entre usted y el supervisor del sitio.
Las llamadas telefónicas, las reuniones, las notificaciones de WhatsApp o incluso los informes escritos pueden parecer suficientes para muchas personas en la construcción, pero no tienen la misma gravedad que la documentación fotográfica. Por el contrario, incluso podrían ser la fuente de muchos malentendidos en el camino.
Por esa razón, necesita una pista de auditoría dinámica y continuamente actualizada que pueda incluir documentación fotográfica del sitio y ofrecerle una imagen precisa del campo en tiempo real.
Esto puede hacer la vida de manera significativa tanto para usted como para el supervisor del sitio. En lugar de escribir informes largos y tratar de no olvidar nada, los gerentes de proyecto y los capataces del sitio pueden simplemente tomar fotos y enviarlas instantáneamente mientras realizan su recorrido por el sitio.
Teniendo en cuenta que en algunos proyectos, las visitas al sitio pueden tardar hasta dos horas al día, eso es extremadamente poderoso y puede evitar que los gerentes de proyecto tengan que realizar muchas visitas innecesarias al sitio. Así, todos pueden concentrarse en dónde realmente pueden marcar la diferencia.
3. Informes de campo mejorados
Por último, pero no menos importante, la documentación fotográfica sólida en un proyecto de construcción también equivale a mejores informes de campo. Necesita toda la información que pueda obtener del sitio y, sin duda, las fotos son una parte integral de este proceso.
Con eso en mente, es importante que establezca ciertos requisitos de calidad con respecto a la forma en que se toman las fotos. Al seguir un enfoque estandarizado en la documentación fotográfica, se asegura de que no haya desajustes o desacuerdos cuando se trata de usar una foto para resolver una disputa legal .
Todas las partes interesadas en su proyecto deben seguir las mismas pautas para garantizar que la documentación fotográfica se realice correctamente. De esa manera, podrá fortalecer su proceso de informes de campo y dar un paso más hacia la estandarización de la forma en que construye e informa.
Evite la carga de trabajo de administración cuando esté buscando la foto correcta
A estas alturas, es evidente lo importante que es la documentación fotográfica para cada proyecto de construcción, independientemente de su tipo o tamaño. Es uno de los principales pilares contra las reclamaciones, ya que puede proporcionar una visualización objetiva de lo que ha ocurrido en el campo.
Sin embargo, lo que todo Project Manager debe tener en cuenta es que la documentación fotográfica sólida en la construcción tiene un precio. Más específicamente, si no se hace correctamente, puede generar una carga de trabajo administrativa excesiva y costar tiempo y dinero a los equipos del proyecto.
Encontrar e implementar una herramienta digital específica para la construcción (por ejemplo, LetsBuild) puede hacer maravillas en la forma en que almacena y recupera esta valiosa información. Todas las fotos relacionadas con el proyecto se almacenarán automáticamente en la nube y se podrán encontrar con solo unos pocos clics. Y todo esto mientras se opera en un ecosistema de datos abiertos donde toda la información se almacena de forma segura y permanece disponible para todas las partes interesadas en todo momento.