La comunicación entre obra y oficina es esencial para un proyecto bien dirigido. El problema es que la oficina y el remolque generalmente operan en su propio pequeño mundo, mientras que el lugar de trabajo funciona completamente por separado. Hay diferentes jugadores habituales en cada espacio, y es posible que los de la oficina nunca pongan un pie en el lugar de trabajo. Del mismo modo, es posible que los trabajadores en el campo nunca comprendan las complejidades de colaborar con tantos proveedores, subcontratistas, gerentes de proyectos, arquitectos y propietarios diferentes.
Como resultado, puede convertirse en una relación casi combativa. Si bien el personal de la oficina es fundamental para coordinar casi todos los aspectos del proyecto de construcción, al mismo tiempo, sin la habilidad y la dedicación de las botas en el terreno, nada se haría ni se haría bien. Cada disciplina aporta su propio talento al proyecto, y es vital generar confianza y respeto entre los diferentes jugadores.
Los conflictos en el lugar de trabajo no son nada nuevo . No obstante, aunque es un problema común, no significa que deba aceptarlo. Es fundamental que las empresas de construcción y sus empleados tomen todas las precauciones para evitar conflictos antes de que se conviertan en un problema. Primero, porque nadie necesita el estrés adicional que trae al trabajo. Segundo, porque son inmensamente caros.
En un estudio , se informó que el costo promedio de un conflicto en el lugar de trabajo fue de $ 10,948.00. Eso es solo el promedio. Un conflicto puede costarle más de cientos de miles de dólares si no se maneja de manera rápida y adecuada.
El costo monetario del conflicto debido a la falta de comunicación en el campo y la oficina es una preocupación real. Igualmente dañino es el estrés emocional y mental que ejerce sobre el personal involucrado, creando un ambiente de trabajo negativo que puede conducir a la rotación de empleados, menor productividad e incluso se ha demostrado como un factor contribuyente en accidentes laborales y casos de discapacidad. El documento técnico de la Biblioteca ASCE sobre costos, causas y consecuencias de los conflictos ofrece información valiosa sobre el impacto real que estos problemas pueden tener en su empresa y en la industria.
Además de discutir los beneficios de mejorar la comunicación entre la oficina y el campo, compartiremos nueve formas efectivas en las que los equipos pueden unir la coordinación en general.
La importancia de la comunicación entre obra y oficina
El campo es el primero en enterarse de un problema o cambio. Uno de los principales puntos de discordia que se experimentan entre la oficina y el lugar de trabajo se debe a una barrera para comunicar lo que sucede en el campo de una manera fácil de entender. Hay todo tipo de escenarios que no se planearon y que el gerente del proyecto y otros empleados deben manejar en el lugar.
Por su parte, la oficina necesita estar al tanto de las demoras, cualquier material adicional y cualquier cosa que pueda obstaculizar el apretado horario de trabajo. El lugar de trabajo está destinado a funcionar como una máquina bien engrasada, con diferentes subcontratistas y oficios especializados que desempeñan su papel. En un protocolo anticuado, el lugar de trabajo llama a la oficina con nuevos desarrollos y actualizaciones, la oficina registra esta información en el archivo principal del proyecto o registro de trabajo, y luego realiza cualquier cambio de programación adicional, órdenes de compra y correspondencia con clientes / arquitectos.
Cuando se interrumpa la comunicación entre obra y oficina, experimentará:
Pérdida de datos: si un trabajador en el lugar de trabajo no informa las instancias, esa información simplemente no llegará a la oficina principal ni al archivo. Esto dificulta la capacidad de todo el equipo para trabajar con eficacia o analizar dónde se podrían implementar cambios para una mejor productividad.
Tiempo de finalización obstaculizado: las interrupciones de la comunicación a menudo dan como resultado conflictos de programación que pueden retrasar sustancialmente los tiempos de finalización.
Errores costosos: la falta de la información más actualizada puede resultar en errores que significan más horas de personal y materiales adicionales.
Entonces, ¿qué pasos deben tomarse para unir la comunicación entre la oficina y el campo para mejorar la recopilación de datos, mejorar los horarios y reducir los presupuestos? La respuesta está en adoptar la tecnología adecuada. Los siguientes nueve consejos pueden ayudar a las empresas de construcción a aprovechar al máximo la tecnología, tendiendo un puente sobre el abismo de comunicación entre el campo y la oficina en casa.
Los 9 Tips son;
Deshacerse del papel
El papel siempre ha sido un recurso principal entre los profesionales de la construcción, pero no existe una razón legítima para seguir dedicado a esta forma anticuada de hacer negocios.
Los planes cambian. El uso de papel significa que debe actualizar los planos y las hojas de especificaciones y luego imprimirlos para cada revisión. El problema para quienes están en el campo es que es fácil confundir las diferentes versiones de los planes (o simplemente no recibirlos a tiempo), y no hay forma de asegurarse de tener acceso en tiempo real a los cambios tan pronto como sean disponible sin tener que ir físicamente a la oficina para obtener una nueva copia.
El papel tampoco es el único problema. En lo que debe concentrarse es en utilizar soluciones en tiempo real para sus problemas de comunicación. Es posible que las soluciones de tecnología más antiguas, como Excel , tampoco estén actualizadas, especialmente si no está trabajando con un sistema que permita a todo el personal acceder a los mismos archivos y aplicaciones. Incluso depender completamente del correo electrónico para las comunicaciones tiene sus alternativas.
La tecnología por sí sola no es la respuesta: es la tecnología adecuada que permite que cada miembro de su personal se conecte y realice cambios en los archivos en tiempo real, de modo que todos los demás empleados tengan acceso a la información más reciente.
Go Mobile
El acceso móvil a todos los planos, sistemas y documentos a través del software de construcción adecuado es imprescindible. Esto permite que sus empleados de campo accedan a la información en tiempo real, ya sea que estén en el lugar de trabajo, en su camión o en casa. También permite que el personal de su oficina acceda a los archivos desde cualquier lugar. Los sitios de trabajo suelen funcionar fuera de las nueve a cinco horas. Si tiene un cambio significativo que ocurre a las 5 am o 9 pm, es posible que el personal de su oficina deba ser alertado para hacer arreglos alternativos para el próximo día de trabajo.
Incluso si su tecnología actual dice ser compatible con dispositivos móviles, analice lo que eso significa. Algunas tecnologías de construcción no son adecuadas para un fácil acceso en dispositivos móviles. Al elegir un software que priorice los dispositivos móviles, habrá mayores posibilidades de que tanto el campo como la oficina puedan conectarse.
Sube a la nube
Si bien la computación en la nube probablemente suene como un término vago y técnico, es la mejor manera para que los equipos mantengan la información en tiempo real y segura. Las aplicaciones móviles que permiten la comunicación en tiempo real funcionan a través de la computación en la nube. Por lo tanto, no se trata solo de instalar aplicaciones en teléfonos inteligentes individuales y otros dispositivos, se trata de permitir un programa al que cada persona se conecta donde reside la información central que necesita.
Si desea obtener más información sobre los aspectos específicos de la tecnología basada en la nube que es imperativo para las empresas de construcción de hoy en día, lea nuestra guía.
Estandarice su tecnología
Se necesita tecnología estandarizada para asegurarse de que no se pierda información en la traducción. Si su empresa utiliza un tipo de programa en la oficina y otro en el campo, es probable que esté perdiendo datos. Si no tiene aplicaciones establecidas y simplemente deja que sus empleados elijan sus modos favoritos para completar las tareas, no tendrá información en tiempo real disponible para nadie, lo que hace que las tareas de la organización sean diez veces más difíciles y mucho menos precisas.
¿Empezar a estandarizar suena como una carga importante? No lo es, y tenemos un libro electrónico útil para ayudar a guiar a las empresas a través del proceso.
Adopte aplicaciones fáciles de usar
Siempre habrá algunos trabajadores que se resistan a la tecnología. Seamos sinceros; alguna tecnología puede ser francamente exasperante si no es intuitiva de usar desde el principio. La mejor manera de alentar a todo su personal a adoptar las actualizaciones en la tecnología es asegurarse de que los programas que elija sean fáciles de usar y de entender. Si bien esto puede parecer un hecho, no siempre es tan fácil de implementar como parece. Por ejemplo, lo que un administrador de back office o un ingeniero de proyectos podría encontrar fácil de usar, podría ser mal recibido en el campo. Lo mismo podría ser cierto al revés. Se trata de encontrar una solución tecnológica a la que todos puedan incorporarse rápidamente.
Sin embargo, es posible que todavía haya algunos empleados a quienes no les guste hacer el cambio, por lo que es fundamental que lo haga obligatorio en toda la empresa, pero no sin apoyo. Un entrenamiento amplio y un período de transición guiado ayudarán a que todo el equipo se ponga al día.
Crear plantillas de informes
¿Son sus métodos de captura de datos e informes diferentes en todos los ámbitos? Es común que las personas utilicen un tipo de informe en el campo y otro en la oficina. Esto se suma a los problemas de comunicación entre las dos áreas de su empresa. Una mejor práctica es crear plantillas que sean fácilmente entendidas por todo el personal y utilizadas por todas las facetas de su oficina.
Crear y distribuir plantillas de informes establecidas significa que podrá desarrollar un flujo de trabajo uniforme que siga cada uno de sus empleados. Este protocolo se convierte en una segunda naturaleza, y la naturaleza del flujo de trabajo significa que está protegido de perder información importante porque el sistema lo alertará antes de que pueda continuar.
Crear objetivos y tareas compartidos
Para cada proyecto, crear metas y tareas compartidas de las que cada miembro del equipo sea consciente y se anime a seguir significa un proyecto más cohesivo. No hay forma de alcanzar una meta que no te hayas fijado. Si bien la finalización del proyecto es el objetivo obvio, mantenerlo a la vanguardia y establecer tareas claras ayudará a impulsar a cada área de su equipo a tener ese objetivo general en mente.
A menudo, los diferentes trabajadores tienen sus propias metas establecidas: mantenerse al día con su horario o terminar su parte del proyecto. Por lo general, para peor, estos objetivos individuales tienen una forma de entrar en conflicto entre sí. Ciertas características de la tecnología de la construcción, como PlanGrid Tasks , pueden ayudar a los equipos a crear objetivos compartidos y realizar un seguimiento del trabajo en cada paso del camino. En cambio, al definir el enfoque y brindar una mayor visibilidad a todo el proyecto, los empleados permanecerán habilitados hasta su finalización, incluso si su parte del trabajo se terminó mucho antes.
Priorizar una cultura basada en datos
El reproceso es costoso. Según un informe reciente, el 48% de todos los retrabajos son el resultado de una mala comunicación. Una cultura basada en datos reduce las posibilidades de que la información se pierda en la confusión. Hacer el cambio a un sistema que permita que todos los puntos se conecten significa que podrá mejorar la productividad, disminuir los casos de conflicto personal y reducir los costosos errores.
¿Cómo empiezan las empresas de construcción a priorizar la captura de datos como parte de la cultura corporativa? Lea nuestro blog, » 10 estrategias de construcción basadas en datos para impulsar la productividad » para obtener más información.
Las imágenes visuales ayudan a la comunicación
Nunca subestimes el valor de las fotos y videos para detallar o explicar algo. Una de las razones por las que existen problemas de comunicación entre el terreno y la oficina es que ninguna de las partes comprende completamente lo que hace la otra.
El personal de la oficina puede ser excelente para escribir propuestas y realizar un seguimiento de los problemas de programación, pero es posible que no tengan ni idea de cómo se ven los detalles de los proyectos que están coordinando. La falta de un entendimiento claro dificulta la comunicación porque una de las partes no tiene un marco de referencia para lo que dice la otra.
Incluir fotos y videos en sus informes y adjuntarlos a hojas puede ayudar enormemente a resolver este problema. Considere incluso adoptar imágenes de 360 ° y software que geoetiqueta la ubicación de una foto , para proporcionar información aún más rica que reduzca aún más la brecha de comunicación. Las imágenes brindan a todos un marco de referencia y ofrecen documentación de respaldo adicional durante todo el proyecto.